Najbrže i najlakše organizirajte Gmail za ogromne količine poruka
Evo jedan malo drukčiji savjet za najbrže i najlakše organiziranje ogromnih količina email-ova u Gmail-u. Ako volite Gmail jednako kao i mi, i ako ga koristite godinama, do sada ste vjerojatno skupili već nekoliko desetaka tisuća emailova, i imate neki sustav organizacije svih tih emailova. Vjerojatno u Gmailu koristite labele (oznake), i vjerojatno ste do sada stvorili desetke, ako ne i stotine labela. Ako imate puno labela, gotovo sigurno gubite nemjerljivu količinu vremena na dodavanje labela emailovima. Ako vam se tih nekoliko sekundi labeliranja po emailu sada čini trivijalno, pomnožite tih nekoliko sekundi s brojem labeliranih threadova, i s brojem ljudi u vašoj firmi koji labeliraju iste te emailove u svom Gmailu. Ne biste li radije to vrijeme kao firma potrošili na nešto pametnije, recimo na razvoj novih inovativnih proizvoda i usluga?
Sada dajemo primjer kako je naša mala IT tvrtka organizirala svoje emailove, brzo i produktivno, bez korištenja labela.
Zaboravite Gmail labele i pročitajte našu tajnu dobre organizacije emailova
Ljudi obožavaju kategorizirati i sortirati ama baš sve u svom životu. Iz tog razloga postoje labele (oznake) u Gmailu. Hipoteza je jednostavna: označi sve mailove labelama i klikom na labelu, kasnije ćeš moći lako doći do svih mailova koji su tematski vezani uz te labele. Tih nekoliko sekundi koje potrošite po svakom emailu da ga labelirate, isplatit će se kasnije kad će vam zatrebati neki važan email.
E, pa taj pristup prestaje funkcionirati u praksi, čim broj labela s kojima dnevno morate raditi, prijeđe brojku od 10. Puno se više vremena troši na samo labeliranje, nego na pretraživanje. I zato smo se mi odrekli labela.
Naša web agencija projektno je orijentirana. Dnevno naš tim dotakne nekoliko desetaka projekata. Kad bismo za svakog klijenta imali labelu, svatko od nas morao bi držati 700 labela u svom Gmailu. Funkcionalnost korisničkog sučelja koje mora prikazati 700 labela raspada se i Gmail prestaje biti zabavan i koristan.
Možda sada mislite u sebi: "Ali ako ne koristimo labele, kako onda možemo doći do svih mailova koji su vezani uz jedan projekt?"
Vrlo jednostavno: svaki thread u Gmailu mi obilježimo istom ključnom riječi kakvu bi netko drugi stavio u labelu, ali ne koristimo fizički Gmailove labele. Mi ključnu riječ stavimo u sam email - bilo u subject, bilo u tekst bilo kojeg emaila. Tada koristimo Gmailovu fenomenalno brzu tražilicu da nađemo sve mailove koji sadrže datu ključnu riječ.
Konkretno...
Recimo da imamo klijenta pod nazivom "Marketing odjel d.o.o." Recimo da s tim klijentom surađujemo na nekoliko projekata (na nekoliko domena). Tako jedan projekt nosi naziv "webstrategija.com", drugi "webindustrija.com", treći "webedukacija.com". Umjesto da stvaramo labelu s nazivom "Marketing odjel" ili "webedukacija.com", mi jednostavno u konverzaciji s klijentom o tom projektu, negdje na prirodan način spomenemo ključnu riječ "webedukacija.com". Ako mi započinjemo email konverzaciju, članovi našeg tima već u subjectu emaila spomenu naziv projekta o kojem pričamo (što donosi dodatnu prednost da je već iz početka subjecta vidljivo o čemu je riječ). Klijent će nastaviti odgovarati u tom istom threadu i zato jer Gmail mailove grupira u threadove, cijeli će thread uvijek biti unaprijed automatski "labeliran" ako samo jedan jedini email u njemu sadrži ključnu riječ. Ako je klijent taj koji započinje email konverzaciju, naši odgovori napisani su tako da u tekstu emaila negdje namjerno spomenemo "webedukacija.com". Dovoljno je da samo jedna osoba u konverzaciji napravi tako, da bi označivanje funkcioniralo za cijeli tim i za sve sugovornike u email threadu.
Ovakvo označavanje često funkcionira samo od sebe zato jer klijenti imaju nazive svojih domena već u svom potpisu. Ponekad iz klijentovog emaila nije vidljivo o kojem se projektu priča, i nije potrebno odgovarati klijentu na email. Tada sami sebi pošaljemo email koji sadrži samo ključnu riječ s nazivom projekta - time će cijeli thread biti označen, i naš će sustav nastaviti funkcionirati savršeno.
Ovakav sustav ne počiva na značajkama softvera, već na konvenciji, tj. na usmenom dogovoru između članova tima. Uvijek preferiramo konvencije nad ugrađenim značajkama softvera (u ovom slučaju su to Gmail-ove labele) kada je konvencija brža i elegantnija u svakodnevnom radu. Dodatno, učenje i prihvaćanje ove konkretne konvencije proteklo je nevjerojatno jednostavno i učinkovito - zato jer sličnu konvenciju imenovanja projekata koristimo i u drugim internim aplikacijama.
Probajte barem 30 dana raditi na ovaj način, i možete se zauvijek riješiti desetaka ili stotina labela u Gmail-u.
Gost-autor Web::Edukacije - Višnja Željeznjak
Višnja je suosnivač je logIT-a, jedne od vodećih hrvatskih internet agencija s 10 godina iskustva koja vam može pomoći implementirati Google Apps u poslovanje.
U pauzama između predavanja koja drži na istaknutim hrvatskim konferencijama (npr. na Web::Strategijama gdje je izabrana anonimnim glasovima publike među TOP5 predavače) i seminarima o poboljšanju poslovanja putem interneta. Višnju okupiraju njene najveće strasti: pisanje, internet marketing, online konverzije i prodaja putem interneta.
